Para poder entender la diferencia que existe entre ambos conceptos debemos analizar el significado de cada uno de ellos:

Gastos de Viaje: para poder definir Gasto de viaje se debe partir del significado de cada palabra:

• Gastos: Cantidad que por ley puede restar el contribuyente al fijar la base imponible de un tributo.
• Viaje: Hecho o efecto de viajar.

Real Academia Española

Conforme lo anterior podemos concluir que un gasto de viaje es toda erogación de dinero realizada con el fin de cubrir las necesidades de un viaje tales como: comida, hospedaje y transportación.

Viáticos: Prevención, en especie o en dinero, que se da a la persona que hace un viaje, para sufragar sus gastos.

Real Academia Española

Conforme la Real Academia Española nos menciona que es un dinero que se otorga (provisión) a una persona para sufragar sus gastos realizados por un viaje; Por su parte la Ley del Impuesto Sobre la Renta nos indica en su artículo 93 fracción XVII:

“Los viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”.

Refiriéndose a ingresos exentos para las personas físicas que sean subordinadas de un patrón es decir trabajadores. Por lo anterior se concluye que la diferencia radica en que los gastos de viaje los puede realizar un tercero (servicio profesional) y que los viáticos se refieren a la cantidad erogada para gastos de viaje de los trabajadores, con el fin de cumplir las actividades y tareas indicadas por su patrón.

Por consiguiente los límites de deducibilidad establecidos en artículo 28 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta como a continuación se mencionan: 

…

Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación, éstos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $750.00 pesos diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 pesos cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte.

Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $850.00 pesos diarios, cuando se eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte. 

Los gastos de viaje destinados al hospedaje, sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850.00 pesos diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación comprobatoria que los ampare la relativa al transporte.

…

Solo nos hace mención de los gastos de viaje y no de los viáticos pagados a los trabajadores; por ende el monto de deducibilidad de los viáticos no tiene tope y es posible deducir la cantidad pagada siempre y cuando se encuentre amparada con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y sean pagados con un medio electrónico como lo indica el artículo 27 fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Recomendaciones para el manejo de viáticos:

1. Establecer una política contable de viáticos a comprobar. 
2. Solicitar los comprobantes a nombre de la persona física o moral que cubre los viáticos.
3. Realizar el depósito a nombre de la persona física que saldrá de viaje por medio del Sistema Financiero. 
4. Elaborar una bitácora de gastos.
5. Es recomendable elaborar un contrato de mandato.
6. Justificar el viaje de la persona física dentro de las actividades de la empresa.